高效辦公必備:一鍵搞定1000份文檔

2019-10-10 6.2萬人已閱讀
在 WPS 中,「郵件合并」是最容易被大家忽略的強大功能之一。它的超高效率,值得認認真真安利給大家。


什么是「郵件合并」?


聽到「郵件」這個詞,一定不要輕易覺得離我們很遠、認為它是個十分小眾的存在。

在 WPS 中,「郵件合并」是指可以實現批量、且按指定格式生成多份統一樣式文檔,并可使用郵件批量處理的功能。


簡而言之,它主要由一份共有內容的主文檔、一份有著變化信息的數據源表格組成,能將變化的信息自動批量導入主文檔中。

舉個例子:通過「郵件合并」功能,你可以在 WPS 中,將左邊的邀請名單表格的每個不同姓名、公司,自動導入右邊的邀請函文檔的紅色位置中。


有了它,WPS 便能直接在整個過程中,自動批量將每個邀請名單生成對應的正式邀請函文檔。

接著,我們便可直接對邀請函進行打印、發郵件等等。全程無需人工重復錄入姓名和公司,告別了以往的繁瑣低效。


毫不夸張說,「郵件合并」功能可以讓你 1 鍵生成 1000 份相同樣式的文檔。

而憑借它「高效批量」的特性,我們其實還可以將它用于工資條、工作牌、成績單、準考證等批量制作的場景。




如何正確使用「郵件合并」?



在使用之前,記得更新至 WPS 2019 最新版。否則界面、操作將會略有不同。

>>點擊升級

1)第一步:文件準備

準備兩份文件,分別是:一份數據源(即記錄變量信息的表格);一份主文檔(即統一樣式的文檔)。

以前面提到的邀請函制作為例,我們需要準備一份邀請名單表格(數據源)、一份邀請函文檔(主文檔)。

注意:表格需保存格式為 xls。




2)第二步:打開主文檔,添加數據源

首先,在 WPS 中,打開統一樣式的主文檔。以前面提到的邀請函制作為例,我們需要打開的是:邀請函文檔(主文檔)。


打開完成后,我們點擊選項卡中的「引用—郵件」,選擇「打開數據源」。

以邀請函為例,我們需要選擇邀請名單表格文件。


3)第三步:插入合并域

選擇數據源之后,點擊收件人勾選所需的內容。接著,我們就可以在主文檔位置需要填寫的位置中,點擊「插入合并域」即可。

以我們的邀請函制作為例,在姓名、公司的位置中點擊「插入合并域」,便可將邀請名單表格的數據導入到邀請函主文檔中。




4)第四步:查看合并數據

插入合并域完成后,即意味著將數據源導入到主文檔的指定位置中。

以邀請函為例,即代表著我們將邀請名單表格中關鍵的姓名、公司名稱,成功導入到邀請函文檔中。擊「查看合并數據」,即可查看批量生成的邀請函,點擊「上一條、下一條」即可逐個預覽。


5) 第五步:合并處理

預覽確認無誤后,我們便可按需選擇以下4種操作:



  • 合并到新文檔

  • 合并到不同新文檔

  • 合并到打印機

  • 合并到電子郵件




前面兩種即代表生成統一或獨立的文檔;后兩者則代表著進行打印、郵件發出的進階處理操作。

最后,我們總結下:「郵件合并」是一個強大的數據管理功能,適用于需要大量處理統一格式文檔的場景,包括但不限于工資條、工牌、準考證、信息表等等。

真正幫助你告別一個個復制粘貼、一份份制作的耗時耗力,讓你真正意識到電子文檔高效的強大功能。



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