WPS云文檔新手教程

云是什么 初識WPS云文檔

發布時間:2020-02-21 難度:初級

本教程適用版本:WPS Office For Windows 個人版 點此下載

WPS Office是我們在工作中最常用的辦公軟件,它擁有豐富的云端功能。

對于云端功能,絕大部分用戶都“不知廬山真面目,只緣身在此山中”。

那么,“云”到底是什么,有什么作用呢?


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?“云”可以實現辦公文件云端保存,讓工作更高效便捷。

登錄賬號,在首頁-設置處開啟“文檔云同步”。

這樣哪怕遇到已經離開電腦,或者將文件保存到電腦桌面,卻突然被要求需要修改某一數據、某段文案的情況。

只需在手機上下載安裝WPS并登陸相同的賬號,就可以在WPS手機端的“首頁”內下拉刷新“最近”文件列表看到需要進行編輯的文件。

找到并打開文件,即可在手機端查看編輯此文件了。


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?“云”可以實現文件自動備份,快速找回原文件。

當我們辛辛苦苦在電腦前做了很久PPT,突然遇到斷電、電腦死機等突發狀況。

為了避免這種情況發生,可以開啟“文檔云同步”,文件自動備份到云文檔。

這時候只需要打開WPS,在首頁搜索框中輸入文件名稱或關鍵詞,即可快速找回備份到云文檔中的文件了。


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?“云”可以實現找回文檔某個時間點修改的歷史版本。

在工作中常常需要不斷修改文件,保存過的文件被一遍遍改動覆蓋,甚至還建立了多個不同編號的文件,不僅占用空間整理麻煩,查找復盤也很不方便。

開啟“文檔云同步”可以完美避免這樣的情況發生。

只需在首頁選中文件,右鍵打開“歷史版本”,便可看見按照時間排列的文檔修改版本。

隨時自由選擇時間預覽或直接恢復所需的版本,輕輕松松搞定。


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?“云”可以無障礙實現與他人之間文件的安全共享。

我們想將文件分享給他人,普通的分享方式易遇到文件被清理、二次編輯等情況。

開啟文件云同步,使用“分享”功能,設置接受人的文件操作權限。

創建分享,文件將自動上云,文件接收人可在云端查看你分享的文件。

云文檔可以實時記錄分享文件內的所有操作記錄,提高文件分享的便捷性和文件的安全性。


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?“云”可以實現團隊協同辦公,提高辦公效率。

在工作中經常需要給同事們發送相同的文件,團隊文檔不便整理,工作進度不好統一的情況。

使用“云文檔”,創建文件夾,設置為共享團隊,將團隊文件統一上傳。

這樣團隊成員可以隨時隨地查看編輯共享文件夾中的文件,協同完成工作,并且可以設置管理權限,避免誤改誤刪,提高共享文件安全性。


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這些云端功能你都了解了嗎?快快用起來吧~

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